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LA LETTRE ADMINISTRATIVE
La lettre en forme administrative est utilisée lors d'échanges de correspondance entre des structures
administratives, de même qu'elle est utilisée à destination de toute personne appartenant à l'Administration.
Elle comporte les éléments suivants:
le timbre figure dans l'angle supérieur gauche du document. Il a pour objet d'identifier l'administration dont
émane le document.
Le lieu d'origine et la date figurent dans l'angle supérieur droit .
la suscription figure sous le lieu et la date
N.B. : La lettre en forme administrative n'est jamais adressée directement à un fonctionnaire subordonné, mais à
l'autorité responsable.
Une lettre en forme administrative fait apparaître la marque de la voie hiérarchique.
"Affaire suivie par ..." Cette mention permet au correspondant de connaître son inter- locuteur. Elle figure sous
le timbre, ainsi que le numéro de poste et le numéro d'enregistrement.
l'objet figure à gauche. C'est la mention très succincte de la question traitée.
Rappel: une lettre ne traite que d'un objet.
la référence se place sous l'objet. C'est un rappel des documents antérieurs auxquels se reporte le rédacteur.
Rappel: ne pas multiplier les références.
les pièces jointes : leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche.
Joindre en annexe les documents auxquels on se réfère si ce sont des textes anciens ou peu diffusés; s'il s'agit de
textes , indiquer leur référence J.O. (N° et date).
la signature : Soit le détenteur de l'autorité signe, soit il s'agit d'un autre signataire. Dans ce dernier cas, plusieurs
cas de figure se présentent :
- la signature par délégation: cette mention ne peut être utilisée que lorsque le signataire possède bien ce
pouvoir et uniquement dans les domaines prévus par un arrêté. La délégation peut être donnée pour une durée
déterminée ou permanente. La signature est précédée et suivie des indications de titre et de patronyme de
l'intéressé.
N.B. : Le titre ne doit pas apparaître s'il est déjà mentionné dans la suscription.
- la signature par autorisation est le pouvoir donné à une personne de signer une catégorie de pièces (lettres,
bordereaux ...) relevant de son service.
- la signature pour ordre est usitée par le fonctionnaire qui signe à la place de son chef direct, momentanément
empêché ou absent.
La lettre en forme personnelle est destinée à une personne n'appartenant pas à l'Administration. Elle peut
également être employée entre deux services si on veut insister sur le caractère personnalisé et courtois de la
correspondance. Comme dans la lettre en forme administrative, sont mentionnés :
le timbre
le lieu d'origine, la date et le numéro d'enregistrement.
Cependant, elle ne présente ni objet, ni références.
Elle débute par une formule d'appel: Monsieur, Madame, Mademoiselle, et se termine par une formule de
politesse: Veuillez agréer, Monsieur, Madame, Mademoiselle, l'expression de ma considération distinguée.
La lettre en forme administrative est utilisée lors d'échanges de correspondance entre des structures
administratives, de même qu'elle est utilisée à destination de toute personne appartenant à l'Administration.
Elle comporte les éléments suivants:
le timbre figure dans l'angle supérieur gauche du document. Il a pour objet d'identifier l'administration dont
émane le document.
Le lieu d'origine et la date figurent dans l'angle supérieur droit .
la suscription figure sous le lieu et la date
N.B. : La lettre en forme administrative n'est jamais adressée directement à un fonctionnaire subordonné, mais à
l'autorité responsable.
Une lettre en forme administrative fait apparaître la marque de la voie hiérarchique.
"Affaire suivie par ..." Cette mention permet au correspondant de connaître son inter- locuteur. Elle figure sous
le timbre, ainsi que le numéro de poste et le numéro d'enregistrement.
l'objet figure à gauche. C'est la mention très succincte de la question traitée.
Rappel: une lettre ne traite que d'un objet.
la référence se place sous l'objet. C'est un rappel des documents antérieurs auxquels se reporte le rédacteur.
Rappel: ne pas multiplier les références.
les pièces jointes : leur nombre est porté au bas de la première page du texte à gauche.
Joindre en annexe les documents auxquels on se réfère si ce sont des textes anciens ou peu diffusés; s'il s'agit de
textes , indiquer leur référence J.O. (N° et date).
la signature : Soit le détenteur de l'autorité signe, soit il s'agit d'un autre signataire. Dans ce dernier cas, plusieurs
cas de figure se présentent :
- la signature par délégation: cette mention ne peut être utilisée que lorsque le signataire possède bien ce
pouvoir et uniquement dans les domaines prévus par un arrêté. La délégation peut être donnée pour une durée
déterminée ou permanente. La signature est précédée et suivie des indications de titre et de patronyme de
l'intéressé.
N.B. : Le titre ne doit pas apparaître s'il est déjà mentionné dans la suscription.
- la signature par autorisation est le pouvoir donné à une personne de signer une catégorie de pièces (lettres,
bordereaux ...) relevant de son service.
- la signature pour ordre est usitée par le fonctionnaire qui signe à la place de son chef direct, momentanément
empêché ou absent.
La lettre en forme personnelle est destinée à une personne n'appartenant pas à l'Administration. Elle peut
également être employée entre deux services si on veut insister sur le caractère personnalisé et courtois de la
correspondance. Comme dans la lettre en forme administrative, sont mentionnés :
le timbre
le lieu d'origine, la date et le numéro d'enregistrement.
Cependant, elle ne présente ni objet, ni références.
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politesse: Veuillez agréer, Monsieur, Madame, Mademoiselle, l'expression de ma considération distinguée.
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